Selon l’article 6 des Statuts et règlements du CSGO, le conseil d’administration est formé de postes obligatoires qui ne peuvent pas se regrouper entre eux :

  • Un président
  • Un trésorier
  • Un responsable par ligue existante (féminine, masculine, mixte)
  • Un responsable des ligues ouvertes
  • Un responsable de la discipline

Les postes suivants peuvent s’ajouter, être regroupés entre eux ou être regroupés avec un poste de la liste ci-dessus :

  • Un responsable des communications
  • Un secrétaire
  • Un registraire
  • Un responsable des terrains
  • Un responsable des activités sociales

Chaque mandat est d’une durée de deux ans.

Responsabilités du Conseil d’administration sous l’autorité de l’assemblée générale :

  • Voir au bon fonctionnement du Club;
  • Administrer les affaires courantes;
  • Faire respecter les statuts et règlements;
  • Gérer les biens financiers;
  • Prendre soin des biens matériels possédés par le Club (vêtements, équipements et autres biens matériels), en garder un inventaire, de voir à son entreposage en lieu sûr, de voir à son bon entretien et de voir à son remplacement, au besoin, par l’achat de matériel de remplacement;
  • Voir à la réinscription annuelle des anciens membres et voir au recrutement de nouveaux membres pour le Club pour la saison suivante, selon les besoins prévus en nouveaux effectifs, en mettant en place des procédures d’inscription justes et équitables envers chacun;
  • Déterminer le nombre exact d’équipes à former dans chaque ligue à chaque saison, en fonction de l’importance des demandes d’inscriptions reçues et en tenant compte des capacités d’accueil et d’encadrement du Club ainsi que des autres ressources disponibles (terrains, équipements, arbitres, etc.);
  • Déterminer les frais de participation des membres aux activités du Club (frais d’inscription pour les activités sportives, activités sociales, etc.);
  • Déterminer les dates du début et de la fin de la saison de jeu;
  • Voir à ce que les membres du Club puissent disposer d’un nombre adéquat de terrains de jeu pour disputer les matchs de soccer cédulés dans chaque ligue en cours de saison ainsi que tous autres matchs spéciaux organisés par le Club;
  • Superviser les activités des comités de discipline de chaque ligue, afin d’assurer l’application uniforme des règlements dans l’ensemble du Club;
  • Conserver les statuts et les règlements du Club et voir à leur mise à jour périodique
  • Préparer tout projet d’amendement des statuts et règlements pour considération par l’assemblée générale;
  • Déterminer les dates des assemblées générales, proposer leurs ordres du jour et envoyer les avis de convocation;
  • À sa discrétion, recruter des candidats pour agir comme président et comme secrétaire des assemblées générales;
  • Former tout comité nécessaire à l’atteinte des objectifs du Club.

Président

  • Gérer la boîte courriel presidence@csgo.ca.
  • Représenter le Club auprès de la Ville de Gatineau et auprès de tout organisme ou autre association, pour toute question concernant les affaires du Club.
  • Voir au bon fonctionnement du Club.
  • Déterminer les ordres du jour des réunions du Conseil d’administration, les présider et en diriger les débats.
  • Voir au bon fonctionnement du Conseil en s’assurant de la distribution de toutes les responsabilités et de l’exécution de toutes les tâches nécessaires.
  • Recevoir les plaintes des membres et les communiquer au Conseil pour leur prise en considération et leur règlement.
  • Entre deux réunions du Conseil, autoriser toute dépense raisonnable de la part d’un membre du Conseil, effectué pour le compte du Club.
  • Signer, conjointement avec le trésorier ou un autre membre du Conseil préalablement autorisé, tous les chèques tirés sur les comptes bancaires dans lesquels sont placés les effets financiers du Club.
  • Autoriser tout membre à consulter des documents d’archives du Club, après réception de sa part d’une demande spécifique à cet effet (cf. aussi article 6.12).
  • Être membre d’office de tout comité formé par le Conseil.

Secrétaire

  • Gérer la boîte courriel secretaire@csgo.ca.
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions du Conseil.
  • Classer et archiver les documents écrits et électronique concernant le Club : avis de convocation, procès‑verbaux, correspondance, états financiers, documents relatifs à l’inscription, statuts et règlements, annonces, etc.
  • Recevoir et s’occuper de toute autre correspondance intéressant le Club.
  • Après réception d’une autorisation du président, permettre à tout membre de consulter la partie des documents écrits du Club qu’il désire.
  • Amener avec lui à l’assemblée générale annuelle les procès-verbaux des réunions du Conseil au cours de l’année courante ainsi que tout autre document d’archive susceptible d’intéresser les membres à cette occasion.
  • Corriger ou mettre à jour pour le compte de l’inspecteur général des institutions financières, gouvernement du Québec, le document dit « Déclaration annuelle de personne morale » décrivant les activités du Club et fournissant les noms et les adresses de ses administrateurs.
  • Faire produire et faire parvenir à notre institution bancaire la résolution du Conseil identifiant le président et les autres membres autorisés à tirer des chèques sur le compte du Club, par une signature conjointe.

Trésorier

  • Gérer la boîte courriel tresorier@csgo.ca.
  • Gérer les biens financiers du club: faire les dépôts dans le compte bancaire du Club; faire les déboursés autorisés par le Conseil; signer, conjointement avec le président ou un autre membre autorisé, tous les chèques tirés sur les comptes bancaires du Club.
  • Tenir la comptabilité des biens financiers du Club et en préparer les états financiers.
  • Préparer le budget annuel du Club.
  • Fournir au Conseil sur une base régulière et/ou sur demande un compte rendu des finances du Club.
  • À l’occasion de l’assemblée générale annuelle, déposer les états financiers annuels du Club.
  • Proposer au Conseil d’administration la politique de remboursement des frais d’inscriptions du Club.
  • Au moment de l’inscription annuelle, percevoir de la part des membres les paiements des frais de participation aux activités du Club. Assurer un suivi des cas de non-paiement. Par la suite, procéder, le cas échéant, aux remboursements des frais d’inscriptions qui respectent la politique de remboursement du Club.
  • Amener avec lui à l’assemblée générale annuelle les documents financiers produits au cours de l’année courante ainsi que tout autre document d’archive susceptible d’intéresser les membres à cette occasion.
  • Recueillir le courrier du Club à la boîte postale aux deux semaines.
  • Mettre à jour le Registre des entreprises annuellement.
  • Gérer le compte de placements (Placements Québec).
  • Produire annuellement auprès de Revenu Québec la déclaration de revenus et les renseignements concernant les sociétés sans but lucratif.
  • Communiquer régulièrement avec le Registraire du Club pour confirmer la réception de paiements.
  • Traiter les demandes de remboursement reçus à partir du formulaire en ligne.

Responsables des ligues fixes

  • Gérer la boîte courriel correspondant à leur fonction (liguefeminine@csgo.ca, liguemasculine@csgo.ca, liguemixte@csgo.ca).
  • Assister aux rencontres du CA.
  • Faire des recommandations au Conseil concernant le nombre d’équipes à former dans leur ligue et concernant le nombre de joueurs devant composer chaque équipe; informer le Conseil d’administration des besoins en recrutement de nouveaux membres pour leur ligue, pour les fins de l’inscription annuelle.
  • Voir à la formation d’équipes bien équilibrées dans leur ligue.
  • Préparer l’horaire des matchs de la saison pour leur ligue.
  • Voir à la sélection des capitaines des équipes de leur ligue.
  • Gérer les trousseaux de clés distribués aux capitaines pour ouvrir les conteneurs.
  • Présider le comité de discipline de leur ligue.
  • S’assurer que les problèmes disciplinaires soient réglés promptement.
  • Recevoir et évaluer toutes plaintes relatives au travail des arbitres pouvant être formulés en cours de saison par les joueurs individuels ou par les capitaines des équipes; transmettre au responsable de la discipline toute plainte jugée être fondée.
  • Effectuer le recrutement en communiquant avec les membres inscrits aux années antérieures.
  • Transmettre l’information importante aux membres de sa ligue à l’aide de courriels.
  • Préparer un rapport d’activités à la fin de la saison à déposer lors de l’assemblée générale annuelle.
  • Référer les membres au formulaire de remboursement sur le site web lorsqu’une demande est formulée.
  • Au terrain de soccer :
    • Débarrer/barrer la barrière, le conteneur et la toilette.
    • Sortir/ranger l’équipement utilisé lors des matchs (ballons, drapeaux, poubelle, recyclage).
    • Nettoyer le BBQ et les ustensiles.
    • Ramasser les ballons perdus (dans la forêt, champ du cultivateur).
    • Éteindre le feu.
    • Remplir les bidons d’eau.
    • Passer le balai dans le conteneur.
    • Assurer la propreté des lieux.
    • Rapporter les déchets et le recyclage ou demander à un joueur de le faire.
    • Ramasser l’argent des petites caisses lorsque le montant est élevé.Remplir les réfrigérateurs de boissons froides.
    • Allumer/éteindre les lumières des terrains et du conteneur.
    • Trouver une personne responsable pour vous remplacer lors de vos absences.
    • Distribuer le paiement aux arbitres à la fin de chaque match.
    • Distribuer la prime pour les activités sociales aux capitaines après avoir convenu de la façon de le dépenser.

Responsables des ligues ouvertes

  • Gérer la boîte courriel liguesouvertes@csgo.ca.
  • Faire des recommandations au Conseil concernant le nombre de joueurs dans les ligues et informer le Conseil d’administration des besoins en recrutement de nouveaux membres pour leur ligue, pour les fins de l’inscription annuelle. Actuellement :
    • Lundi 7×7 = 50 joueurs
    • Mardi 11vs11 avec arbitre = 40 joueurs
    • Mercredi matin senior 7vs 7 = 4
  • Voir à la sélection des capitaines des ligues ouvertes.
  • Gérer les trousseaux de clés distribués aux capitaines pour ouvrir les conteneurs.
  • Présider le comité de discipline de leur ligue.
  • S’assurer que les problèmes disciplinaires soient réglés promptement.
  • Recevoir et évaluer toutes plaintes relatives au travail des arbitres pouvant être formulés en cours de saison par les joueurs individuels ou par les capitaines des équipes; transmettre au responsable de la discipline toute plainte jugée être fondée.
  • Assurer la distribution du paiement aux arbitres par les capitaines à la fin de chaque match.
  • Distribuer la prime pour activités sociales aux capitaines après avoir convenu de la façon de la dépenser.
  • Superviser ou déléguer l’organisation des soupers du lundi soir.
  • Référer les membres au formulaire de remboursement sur le site web lorsqu’une demande est formulée.
  • Effectuer le recrutement en communiquant avec les membres inscrits aux années antérieures.
  • Transmettre l’information importante aux membres de sa ligue à l’aide de courriels. • Préparer un rapport d’activité à la fin de la saison à déposer lors de l’assemblée générale annuelle.

Responsable de la discipline

  • Gérer la boîte courriel discipline@csgo.ca.
  • Mettre à jour les lois et règlements du Club et les communiquer aux arbitres et aux membres du Club.
  • Recruter les arbitres et maintenir à jour une liste des arbitres.
  • Faire évaluer les arbitres et surveiller leur compétence.
  • Assigner et réassigner des arbitres aux matchs.
  • Communiquer avec les arbitres en cas d’annulation des matchs ou de changement dans le calendrier.
  • Recevoir et évaluer toute plainte relative au travail des arbitres pouvant être transmise par un des responsables des ligues au cours de la saison et apporter les correctifs nécessaires.
  • Voir à l’application uniforme des règlements de la conduite du jeu de soccer à travers toutes les ligues du Club.
  • Siéger à tous les comités de discipline de ligue, sauf exceptions. • Au cours de la saison, aviser les responsables des ligues des infractions commises par les joueurs de leurs ligues.
  • À la fin de la saison, produire un rapport écrit au Conseil faisant état des infractions commises par les membres du Club et présenter ce rapport à l’AGA.

Registraire

  • Gérer la boîte courriel inscriptions@csgo.ca.
  • Maintenir à jour la base de données d’inscriptions du www.csgo.ca incluant la confirmation des paiements et la gestion des commandes incomplètes ou finalisées.
  • Gérer le compte Paypal en collaboration avec le Trésorier.
  • Assurer l’entrée des données à partir des formulaires d’inscription, afin d’établir une liste informatisée des membres du Club comprenant les adresses, les numéros de téléphone, les ligues dans lesquelles le membre est inscrit ainsi que tout renseignement jugé utile par le conseil d’administration.
  • Maintenir une liste des membres de chaque ligue pour faciliter la communication d’information aux membres et la communiquer régulièrement aux membres du CA et au Responsable des communications.
  • Maintenir une liste informatisée des membres du Club inscrits au cours des trois dernières années, cette liste étant utilisée pour les invitations à s’inscrire.
  • Collaborer de façon étroite avec le trésorier, les responsables de ligues et le responsable du site Internet afin de colliger les renseignements pertinents et de maintenir à jour la liste des membres.
  • Fournir les listes des personnes inscrites dans leur ligue aux responsables de ligue et de répondre aux besoins d’information du Conseil d’administration. • Préparer un rapport d’activité à la fin de la saison à déposer lors de l’assemblée générale annuelle.

Responsable des communications et activités sociales

  • Gérer la boîte courriel communications@csgo.ca.
  • Préparer un rapport d’activité à la fin de la saison à déposer lors de l’assemblée générale annuelle.
  • S’assurer que les joueurs soient rapidement tenus au courant des activités du club,que l’information circule à la fois sur le site du Club, sur Facebook et par courriels individuels.
  • Préparer des affiches/poster pour avertir les joueurs des activités à venir.
  • Garder le contact avec les responsables de ligues afin que tous partagent la même information.
  • Alimenter le site web du club de nouvelles, photos, procès-verbaux, etc.
  • Proposer et organiser des activités sociales pour les membres du club, préférablement une activité différente par mois (par ex. : Tournoi de la Saint-Jean, Footgolf, Soccer en bulles).
  • Voir à ce que les activités s’autofinancent.
  • Réserver des salles pour les réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle.

Responsable des terrains

  • Gérer la boîte courriel terrains@csgo.ca.
  • Préparer un rapport d’activité à la fin de la saison à déposer lors de l’assemblée générale annuelle.
  • Ouvrir l’électricité (disjoncteur principal)
  • Ouvrir le disjoncteur du puits
  • Contracter pour les lignes des terrains
  • Contracter pour la coupe de gazon
  • Contracter pour la toilette
  • Coordonner les travaux de réparations des terrains et estrade avant la saison (printemps) • Installer les filets (buts et autres)
  • Vérifier but pour soccer à 7 et soccer à 11
  • Entretien général de la pelouse (engrais, arrosage et autres)
  • Achat et entretien des BBQs et s’assurer que les bonbonnes de propane soient en bonne condition et pleine.
  • S’assurer de garder les lieux propres et sécuritaire (Poubelle, recyclage, propreté des conteneurs et le plancher de la pergola)
  • Veiller à la sécurité des installations (conteneurs, clés, défibrillateur, estrade, abeilles, souris, lapins et autres)
  • Coordonner les travaux de réparations des terrains après la saison (automne) • Enlever les filets (buts et autres)
  • Fermer le puits
  • Souffler les tuyaux d’eau
  • Vider les boyaux d’arrosage etc.